Over de functie

mag. 260728-HKO-002

Je gaat aan de slag als documentalist binnen het project Vervanging Gerrit Krolbrug. In deze rol zorg je ervoor dat het digitale projectarchief op orde is en blijft, zodat projectinformatie betrouwbaar, vindbaar en actueel beschikbaar is. Je werkt binnen het team projectbeheersing en levert een directe bijdrage aan de informatiehuishouding van een complex infrastructureel project. Je neemt zelfstandig verantwoordelijkheid, schakelt met projectmedewerkers en helpt de organisatie om documentbeheer en archiefvorming structureel te verbeteren.

Je ondersteunt de inrichting en het beheer van het document managementsysteem en zorgt dat medewerkers hun taken rond documentbeheer goed en zelfstandig kunnen uitvoeren. Daarbij combineer je inhoudelijke kennis van digitaal archiveren met een praktische en coachende aanpak.

Wat ga je doen

• Je brengt de archivering van documenten binnen het project op orde en houdt deze actueel.
• Je beheert het digitale projectarchief in het document managementsysteem.
• Je registreert, metadateert, ordent en classificeert documenten en informatie, inclusief vertrouwelijkheid.
• Je zorgt voor een actueel ordeningsplan en waardeert dossiers.
• Je stelt een autorisatiematrix op en houdt deze actueel.
• Je verleent en trekt autorisaties in voor het gebruikte document managementsysteem.
• Je maakt standaardweergaven en standaard zoekvragen in het document managementsysteem op basis van de behoefte van medewerkers.
• Je instrueert nieuwe en bestaande projectmedewerkers, zodat zij documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, ordent, waardeert, selecteert en muteert deze binnen de ordeningsstructuur.
• Je houdt alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen actueel.
• Je verplaatst documenten en/of (sub)dossiers waar nodig.
• Je ziet toe op de juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders.
• Je zorgt dat de juiste informatie tijdig bij de juiste persoon terechtkomt, waaronder het routeren van post- en e-mailstukken.
• Je meldt storingen aan Lokaal Functioneel Beheer en inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties in de vorm van functionele wensen.
• Je coacht projectmedewerkers in hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming.

Over jou

• Je bent analytisch sterk en legt gemakkelijk verbanden.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Je werkt hands-on en denkt in mogelijkheden en werkbare oplossingen.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk goed.
• Je kunt rapportages en hulpmiddelen opstellen.
• Je beschikt over didactische vaardigheden voor het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je luistert goed en achterhaalt de vraag achter de vraag.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd.
• Je bent omgevingsbewust en weet wat er binnen de organisatie speelt.
• Je bent proactief en organiseert je werk zelfstandig, waarbij je deadlines zonder stress haalt.
• Je leert van je omgeving en van situaties en past dit toe in je werk.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatief om verbeteringen door te voeren en zoekt collega’s actief op wanneer dat nodig is.

Eisen

• Je hebt minimaal HBO denk- en werkniveau met een afgeronde MBO-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening, en van het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Je voldoet in sterke mate aan de genoemde competenties.

Competenties

• Analyseren en analytisch denkvermogen.
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
• Hands-on mentaliteit.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Didactische vaardigheden.
• Luisteren.
• Nauwkeurigheid.
• Omgevingsbewustzijn.
• Proactieve instelling.
• Plannen en organiseren.
• Zelfontwikkeling.
• Zelfstandigheid.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag. 260728-HKO-002

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.