Over de functie

mag 260807-HKO-002

Je gaat aan de slag als documentalist binnen het programmateam Beweegbare Bruggen. In deze rol geef je documentmanagement en archivering verder vorm binnen een nieuwe programmatische aanpak waarin meerdere bruggen gezamenlijk worden beheerd. Je zorgt ervoor dat informatie op de juiste manier wordt vastgelegd, beheerd en gearchiveerd binnen het documentmanagementsysteem. Daarnaast begeleid je projectmedewerkers, verbeter je processen en lever je een directe bijdrage aan een toekomstbestendige informatiehuishouding.

Wat ga je doen

• Je beheert de archivering binnen het documentmanagementsysteem (DMS).
• Je registreert, metadateert, ordent en classificeert documenten en informatie.
• Je houdt het ordeningsplan actueel en beheert dossiers en subdossiers binnen de vastgestelde ordeningsstructuur.
• Je stelt de autorisatiematrix op, beheert deze en verleent, wijzigt en trekt autorisaties in.
• Je richt standaardweergaven, dashboards en zoekopdrachten in op basis van de informatiebehoefte van gebruikers.
• Je werkt projectdocumentatie en projectarchiefinformatie actueel bij.
• Je verplaatst en herstructureert documenten en dossiers wanneer de archiefstructuur daarom vraagt.
• Je ziet toe op de correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform de geldende kaders.
• Je zorgt voor de tijdige beschikbaarheid van informatie voor de juiste gebruikers.
• Je signaleert verstoringen richting Lokaal Functioneel Beheer en werkt samen met de verantwoordelijke beheerorganisatie.
• Je inventariseert verbetervoorstellen voor applicaties en processen en draagt deze aan volgens de procedures van LFB.
• Je werkt projectmedewerkers in en geeft trainingen, instructies en advies over documentbeheer en archiefvorming.
• Je coacht projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden op het gebied van documentbeheer zelfstandig en correct uitvoeren.

Over jou

• Je weet snel je weg te vinden binnen een projectomgeving.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en resultaten.
• Je stemt je werkzaamheden goed af met het team Projectbeheersing en rapporteert helder over voortgang en resultaten.
• Je legt verbanden tussen informatie, processen en systemen.
• Je hebt een dienstverlenende en klantgerichte instelling en ondersteunt gebruikers op een toegankelijke en oplossingsgerichte manier.
• Je hebt een hands-on mentaliteit en komt met praktische, werkbare oplossingen.
• Je communiceert mondeling en schriftelijk sterk, onder meer bij het opstellen van rapportages, instructies en hulpmiddelen en bij het begeleiden van gebruikers.
• Je werkt nauwkeurig, bent proactief, organiseert je werk zelfstandig en stelt effectief prioriteiten.
• Je leert van ervaringen, past nieuwe inzichten toe in je werk en zoekt actief de samenwerking op wanneer dat nodig is.

Eisen

• Je hebt minimaal hbo denk- en werkniveau met een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of een gelijkwaardige opleiding.
• Je hebt meer dan 2 jaar aantoonbare werkervaring bij Rijkswaterstaat met werken in een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
• Je hebt ervaring met en kennis van documentair informatiebeheer en dienstverlening, en van het gebruik van DIM-gerelateerde ICT-middelen.
• Je kunt zelfstandig werkinstructies en handreikingen opstellen.

Wensen

• Je hebt kennis van en ervaring met grootschalige GWW-projecten.
• Je hebt kennis van relevante kaders en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en het Toepassingsmodel metadata.
• Je hebt ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
• Je sluit sterk aan op de genoemde competenties.

Competenties

• Je beschikt over analytisch denkvermogen.
• Je bent dienstverlenend en klantgericht.
• Je hebt een hands-on mentaliteit.
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je hebt een proactieve houding.
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je werkt actief aan je zelfontwikkeling.
• Je bent zelfstandig.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260807-HKO-002

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.